Veni vidi vici
За неделю до введения режима самоизоляции в марте этого года мы начали прорабатывать «план-перехват»: создание полноценной и комплексной инфраструктуры для максимально быстрого перехода более 100 сотрудников на комфортную и бесперебойную работу из домашних офисов. Главными задачами для нас были и остаются здоровье и благополучие коллег и клиентов, что подразумевает как санитарную безопасность и психоэмоциональный комфорт, так и возможность «бесшовной» работы и безопасность информационную.
Внедрение системы заняло около 3 часов, оптимизация – около 2 часов, а все потому, что ИТ департамент придумал, как автоматизировать процесс технической подготовки удаленного подключения для каждого пользователя. Это решение не только позволило избежать перегрузки и дискомфорта ИТ-специалистов, но и значительно сократило время перехода. В самом начале внедрения системы был пик обращений, но потом все пришло в норму: сотрудники получили полноценное рабочее место и вернулись к привычной работе.
Расширяй и властвуй
Первым делом был расширен канал связи интернет-соединения, что позволило увеличить количество одновременных подключений к информационным ресурсам компании от «домашних офисов». До пандемии сотрудники компании работали на ПК в офисе, подключение было внутри локальной сети, а в пандемию число одновременных удаленных подключений превысило 100.
Не скрою, без курьезов не обошлось, и регулярно разыгрывались «битвы за право на труд». Каждый «удаленный» сотрудник подключается к офисному ПК по ip-адресу и случались ситуации, когда двое подключались к одному компьютеру и каждый пытался «выбить» другого из системы, так как одновременно за одним удаленным ПК может работать только один пользователь.
Бесперебойность подключения «стационарного» офиса обеспечивается наличием двух резервных интернет-каналов от разных провайдеров. Если у вас не так, советуем не экономить и подключить второй канал.
Принтер в каждый дом
Самой частой проблемой стало качество удаленного подключения. Массовый переход москвичей на удаленную работу создал большую нагрузку именно на wi-fi сеть, поскольку большинство домашних роутеров работало на одной частоте, которой не хватало на всех жителей многоквартирного дома. Пользователи обращались к интернет-провайдерам с жалобами на низкую скорость, но фактически необходимо было настроить роутер на нестандартную частоту или вовсе заменить на более современную модель, что мы и делали для наших сотрудников.
А еще мы закупили для всех сотрудников Сотби ноутбуки, многофункциональные устройства (МФУ), принтеры и расходные материалы. Тем, кто не смог подключить и настроить их сам, помогли это сделать.
Тех, кто по каким-то причинам избегал пользоваться цифровыми сервисами Почты России, «Мой Арбитр», ГАС Правосудие и т.д., научили и доказали, что государство цифровизируется почти так же быстро и хорошо, как бизнес.
Все тайное остается тайным
Важнейшей задачей как в обычной работе Сотби, так и в удаленной всегда является конфиденциальность проектных данных, сведений от клиентов, и информационная безопасность компании. Поэтому вся информация, ресурсы, корпоративные порталы и CRM-системы находятся строго в контуре компании, а «на удаленке» для каждого пользователя были изготовлены ключи шифрования с двухфакторной аутентификацией, с помощью которых и устанавливается безопасное VPN-подключение к сети офиса.
Каждому сотруднику ИТ-специалисты установили программный телефон, который управляется с помощью АТС компании, тем самым снимая вопрос коммуникации коллег между собой и исключая утечку голосовых данных при использовании сторонних программ. Конечно, с этого телефона можно совершать и внешние звонки, что позволило нам не увеличивать расходы на сотовую связь.
Совещания проводятся на базе офисной телефонии, что исключает использование популярных внешних программ, в надежности которых мы не уверены. Внутренние средства связи, как программные, так и аппаратные, – необходимая минимальная гигиена информационной безопасности.
Конечно, перед началом удаленной работы мы обновили корпоративную памятку по информационной безопасности и добавили в нее принципы работы из домашних офисов. Регулярно напоминаем коллегам о содержании памятки и строго следим за исполнением.
Во что нам все это обошлось?
Сильного прироста бюджета не было, так как большую часть программного обеспечения доработали под наши задачи самостоятельно, используя ПО OpenSource. Дополнительным расходом стала закупка техники в домашние офисы, но и это не расход, а инвестиция.
Измерить эффективность внедренной системы сложно – все показатели завязаны на траффик, а интенсивная работа судебного, банкротного юриста может происходить и без активного использования иформационных ресурсов компании. Опросы сотрудников и гладкий ход всех проектов подтвердили, что все сделано как надо.
Более того, благодаря пандемии и удаленной работе у нас теперь есть новый функционал, который упростил и ускорил работу компании – но раскрывать свое очередное конкурентное преимущество, пожалуй, не будем.