Как автоматизация сделает жизнь юристов лучше

Как может выглядеть рабочий день юриста в компании? Человек садится за большую задачу, к примеру, изучить и проработать объемный протокол разногласий к договору. Тут к нему подходит менеджер из соседнего отдела с вопросом, можно ли отгрузить товар, если у получателя в доверенности не указано, до какого дня она действует. Через полчаса помощник юриста спрашивает, где найти файл с шаблоном договора, в котором ему надо заполнить реквизиты. Еще через час срабатывает «напоминалка» в телефоне: надо напомнить помощнику подготовить конспект по изменениям законодательства, ведь они будут очень нужны к вечеру. А затем звонит из дома заболевший коллега. Извиняется, что забыл предупредить, но через день заканчивается срок обжалования по тому самому судебному решению, которое они недавно обсуждали. Документы на его компьютере, поэтому надо сесть за него с трубкой телефона и слушать, какой ввести пароль и какую открыть папку, чтобы добраться до этих документов.

Эффективно? Не очень, учитывая, сколько времени юрист тратит не на свою работу. Месяц назад другой менеджер уже задавал такой же вопрос про доверенность. Да и помощник лучше бы готовил конспект по законам, чем заполнял реквизиты в однотипных договорах. А если бы у всех юристов был единый доступ к документам и информация об их движении, было бы гораздо проще передавать дела коллегам или вести дела совместно.

Все эти и многие другие задачи может решить автоматизация юридической функции. Специалисты института МакКензи подсчитали, что 23% правовых задач может быть автоматизировано. Юристы смогут успевать больше и вместо рутинных задач заниматься более квалифицированной работой, что сэкономит деньги работодателя. 

Что может автоматизация юридической функции

Если фирма занимается международными поставками, в договорах наверняка есть Инкотермс – универсальные термины, которые обозначают условия доставки и переход риска гибели или повреждения товара. Вместо того, чтобы менять условия в стандартных договорах методом копипаста, можно завести их в программу. Достаточно поставить галочку где надо, и нужное условие появляется в тексте соглашения. Так работают конструкторы договоров. Они позволяют доверить составление типовых договоров с разными условиями неюристу, например, менеджеру по продажам. Стоит один раз разработать алгоритм, и это сведет к нулю риск ошибиться в режиме ручной правки или копипаста. И у юриста этот процесс пойдет быстрее, потому что договор не надо вычитывать и проверять. Ему можно оставить возможность комбинировать автоматический подход и дописывать необходимые пункты вручную.

Программы помогут подготовить и более сложные важные договоры, которые могут проходить несколько этапов согласований внутри большой организации (у юриста, ведущего инженера, главного бухгалтера, финансового директора и других). Можно вводить эти стадии в электронном виде, ставить задачи исполнителям и так далее.

По словам партнера Runetlex Павла Мищенко, автоматизация помогает юрфирме готовить договоры не за два дня, а за 10 минут.

И речь, конечно, не только о договорах, но и о другой бумажной рутине. Хорошо автоматизируется кадровый документооборот. Ведь это очень много типовых бумаг: трудовые договоры, приказы, заявления и прочее. Можно вспомнить документацию о защите персональных данных и так далее.

Еще сервисы умеют заполнять стандартные поля вроде реквизитов сторон договора. Примеры подобных конструкторов: Doc.one, Fresh.Doc, Doczilla и другие. Doc.one с Workflow обойдутся от 3500 руб. за одну лицензию в месяц.

Если у вас в компании сотни и тысячи судебных дел, то вы наверняка уже провели автоматизацию. А если их десятки и вы по-прежнему заполняете таблички в «экселе» или «гугл докс», можно задуматься о более современных и подходящих программных решениях. Они импортируют данные из открытых систем: Картотеки арбитражных дел, ГАС «Правосудие» и других – и предупреждают обо всех событиях и изменениях, которые произошли в электронных формах выбранных дел. Компьютер посчитает за вас сроки обжалования и предупредит, если они истекают. Можно назначать ответственных за конкретные дела, а сами они могут формировать календарь своих заседаний с пометками «Иду», «Дело готово», «Дело не готово» и так далее. Словом, это как «Мой арбитр», но лучше, потому что возможностей больше. Примеры: Casebook, XSUD. Стоимость одной лицензии Casebook составляет 48 000 руб. в год.

К нашему юристу подходил менеджер и спрашивал, можно ли отгрузить товар, если в доверенности не указано, до какого дня она действует. А раньше с этим же вопросом обращались другие менеджеры. Хорошо, если бы юрист один раз написал ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ) и перестал тратить на это время. Программные решения позволяют создать такие разделы. 

Если сотрудников очень много, то может быть оправдано использование чат-ботов. Например, в юридической компании Амулекс их используют для обучения новых сотрудников. CEO компании Виталий Виноградов рассказывал, что использование виртуального ассистента помогло сократить время обучения новых сотрудников с десяти до трех дней. Конструктор чат-ботов Form.One обойдется от 6500 руб. в месяц за одну лицензию.

В юрфирмах в качестве одной из моделей оплат используют почасовку, которая подразумевает учет и оплату времени, потраченного на задания клиента. Оплата может зависеть и от самой задачи, и от того, кто ее выполнял – от младшего юриста до старшего партнера. Контролировать этапы работы над проектом и видеть, сколько денег заработано (или потрачено), удобнее в программе. А если это может видеть в режиме реального времени и клиент, то его доверие к юристам возрастет. Подобные (и не только такие) задачи позволяет решать Jeffit. Цена – от 1150 руб. за одного юриста в месяц.

Кто этим займется и кому это нужно

Чтобы приступить к автоматизации, нужно, чтобы все процессы были отлажены, а также детально описаны роли в фирме или департаменте, потому что нельзя автоматизировать хаос, отмечает исполнительный директор Pravo.ru Александр Сарапин. 

А еще надо, чтобы люди были готовы менять работу и отказываться от того, к чему привыкли. Им бывает сложно перейти на «новые рельсы», и в этом им надо помочь. Решение об автоматизации обычно принимает руководитель (компании или юротдела), но обсуждать итоговый результат нужно со всеми. «Самая большая ошибка – начать проект без объяснения, зачем и почему он нужен, и в чем здесь интерес конкретного сотрудника», – говорит Людмила Харитонова.

Начальники рассказали, что их подчиненные думают о юридической автоматизации и о том, как их к этому склонить. По словам Богдана Данилова, главного юриста (LegalTech направление) «Тинькофф Страхования», у него в отделе «вообще не стоял вопрос мотивации сотрудников» в том, что касалось участия в процессе внедрения технологий: каждый был заинтересован в том, чтобы работа была удобнее, интереснее, без лишней рутины: «Например, когда создавали карточки дела, всем было интересно, где мы будем хранить ту или иную информацию».

Начальник управления судебного взыскания ООО «СКМ» Максим Миронов говорит, что убеждает сотрудников в необходимости перемен на примерах из прошлого. Он напоминает: то, как они работают сейчас, тоже когда-то было новым и со временем позволило повысить эффективность. «Убеждаем, что и это – тоже этап, который обязательно пройдет», – говорит Миронов.

В похожем ключе мыслит глава BrandMonitor Юрий Вопилов, который заявляет: «Человеком правят привычки». Если вы начинаете менять то, как люди работают, приходится преодолевать естественное сопротивление сотрудников, которые привыкли делать иначе. «Поэтому каждое изменение процессов и алгоритмов требовало некого «силового» воздействия, чтобы изменить направление течения», – заключил Вопилов.

Некоторым программным продуктам, например, конструкторам договоров, требуется выделить человека, который бы их составлял под запросы конкретной компании. Харитонова советует «искать тех, кто этим горит, кому интересно заниматься автоматизацией: тех, кто с удовольствием разбирается с СРМ-системой, таск-менеджером или придумывает более эффективные решения». О том, как он нашел этого человека, рассказал Павел Мищенко из Runetlex. «Как понять, может ли человек заниматься автоматизацией документов? Дать ему документ, дать доступ в систему и сказать: разбирайся!» Мищенко решил поставить такую задачу студентам во время летней оплачиваемой стажировки. Одна претендентка лучше всех справилась с задачей и получила место в компании – теперь она занимается там автоматизацией.

Авторы: Виктория Яшина, Евгения Ефименко.