Файлы вместо распечаток: как пандемия увела юристов в онлайн

В начале пандемии, когда поставки прерывались, а предприниматели не могли исполнить свои обязательства, многим юристам компаний пришлось изучать условия о форс-мажоре в договорах купли-продажи. Эти оговорки, защищающие бизнес от непредвиденных обстоятельств, должны были приводиться в исполнение в ограниченные сроки.

В то же время поразительное число компаний имело только бумажные копии договоров. Или это были файлы на жестком диске, которые хранились у менеджера по продажам в офисе. И получить к ним доступ во время локдауна было сложно. «Если есть только бумажная или аналоговая копии контракта, то можно потерять время, нужное для уведомления клиентов», – говорит Наташа Блича, глава группы цифрового права международной юридической фирмы Herbert Smith Freehills.

Пандемия показала: подобные риски могут ждать юристов, которые не используют технологические новшества в своей работе, утверждает Блича. Им сейчас нужно понимать новые технологии, использовать их ежедневно и даже внедрять новые методы работы.

Договоры и маркеры онлайн

Юристы любят распечатывать документы и расчеркивать их красной ручкой или маркерами. Но когда им пришлось работать из дома, они с большей вероятностью стали использовать для редактирования Word и Google Docs, чем распечатывать стопки бумаги, говорит Серджио Летелье, главный советник по M&A в Hewlett Packard. «Это выглядит как тактическая замена, но на самом деле она фундаментальная, – считает он. – Это настоящее начало пресловутой цифровизации в практике».

С этим согласен Ричард Пант из Thomson Reuters. Обычно юристы учатся, наблюдая за более опытными коллегами: «Партнеры смотрят тебе через плечо, чтобы убедиться, что ты все правильно делаешь». Но во время пандемии старшие коллеги уже не смогли таким образом следить за новичками или обучать их.

«Здесь помогли уже виртуальные инструменты – и в управлении проектами, и в работе с документами, – говорит Пант. – Они в целом позволили партнерам контролировать, что делают их подчиненные».

Удаленная работа также поменяла подход юристов к административным задачам. «Даже продвинутые юристы поняли, что сами способны со многим справиться с помощью специальных инструментов», – утверждает Пант. Вместо того, чтобы «приписывать» секретарей к отдельному партнеру, во многих фирмах предпочли централизованную модель, когда административный персонал помогает сразу нескольким юристам.

Многие фирмы уже периодически баловались инструментами для совместной работы типа офисной доски онлайн, а во время пандемии стали пользоваться ими гораздо чаще, отмечает партнер Ashurst Тара Уотерс.

Облачные сервисы хранения также помогали юристам обмениваться файлами с клиентами и не рассчитывать только на вложения в имейлы, добавляет Уотерс. «Даже те, кто называли себя консерваторами, повернулись лицом к технологиям типа видеоконференций или электронных цифровых подписей».

Цифровизацию работы подстегнуло и появление «больших данных» (big data). «Уже много лет корпорации создают огромные базы данных, – говорит Летелье. – И мы наконец-то подходим к тому этапу, на котором эти данные становятся важными и репрезентативными». В практике M&A компании Hewlett Packard уже десятилетие сделки интегрируются в специальную платформу.

Кроме того, когда началась пандемия, многие организации обнаружили, что не имеют легкого доступа к договорам и другим юридически значимым документам. Это подстегнуло спрос на программы для подготовки, правки и анализа таких документов, обращает внимание Пант.

Взгляд «на перспективу»

В 2020 году вопрос на краткосрочную перспективу был такой: «Сможем ли мы продолжать работать?» На долгий срок, считает Пант, вопрос будет сложнее: «Сможем ли мы использовать инструменты и процессы, которые у нас появились во время пандемии, чтобы стать более производительными – в офисе, дома или по дороге?»

Василе Типле, глава отдела юридической автоматизации в разработчике UiPath, заметил, что все больше юрфирм используют автоматизацию, чтобы упростить работу. Технологии, в частности, упрощают подготовку договора, позволяют клиенту подписать его цифровой подписью, чтобы он был готов для дальнейшей работы в электронном виде.

Некоторые юрфирмы задумываются над тем, чтобы использовать программы в услугах, которые они могут продавать, говорит Сэм Спивак, исполнительный директор в компании-разработчике Bryter: «Мы наблюдаем, как компании активно ищут новые источники прибыли, которые можно получить, предоставляя новые цифровые продукты и сервисы».

Например, в Deloitte Legal недавно разработали инструмент, который подбирает нормы права из разных юрисдикций, чтобы помочь клиентам разобраться в юридических сложностях репатриации капитала.

Да и в целом Legal tech стал неотъемлемой частью ежедневной работы юриста, отмечает главный советник Daimler Томас Лауберт. «Цель технологий – освободить юриста от стандартных, повторяющихся задач, чтобы он мог сконцентрироваться на более творческой работе. Коронавирус поменял то, как мы сотрудничаем и общаемся. И многие из этих изменений останутся с нами».

Краткий перевод статьи FT Simple tech tools transform lawyers’ work.